Jak skutecznie uzyskać Grant z Brukseli?
Współcześnie Unia Europejska oferuje szeroki wachlarz Europejskich Programów i Funduszy dla różnorodnych obszarów tematycznych i dziedzin, w których wprowadzane są nowe regulacje i metody działania. W obliczu takiego bogactwa funduszy, kluczowym aspektem jest zapewnienie skutecznego i efektywnego zarządzania projektami, które otrzymały dofinansowanie, zarówno pod względem technicznym, jak i finansowym. Jest to związane z szeregiem działań, takich jak przestrzeganie zasad Komisji Europejskiej oraz zobowiązań umownych, monitorowanie celów projektu w ramach zatwierdzonego budżetu i harmonogramu, utrzymywanie skutecznej komunikacji pomiędzy partnerami oraz przekazywanie niezbędnych informacji Komisji Europejskiej.
Skuteczne zarządzanie grantem europejskim, niezależnie od zakresu projektu, wymaga uwzględnienia poniższych wskazówek.
Należy przygotować dokument umożliwiający realizację projektu. W większości przypadków Plan Zarządzania Projektem jest dołączany jako oficjalny dokument do propozycji projektu i przekazywany Komisji Europejskiej po pierwszych 6 miesiącach realizacji projektu. Niemniej jednak, bez względu na to, czy jest to wymagane, czy nie, plan zarządzania projektem stanowi kluczowy punkt odniesienia obok umowy o dotację i regulaminu programu UE. Plan ten dostarcza konsorcjum istotnych wytycznych dotyczących:
W zarządzaniu dokumentacją istotne jest przestrzeganie kilku prostych zasad, które ułatwią zarządzanie dokumentacją generowaną w trakcie trwania projektu. Obejmuje to określenie obowiązków związanych z dokumentami, zasad formatowania i układu, oraz instrukcji dotyczących poziomu poufności.
Aby monitorować postęp projektu, Komisja Europejska wymaga okresowych raportów, wyników, spotkań postępowych i przeglądów. Ponadto raporty wewnętrzne mogą być wykorzystane do szybkiego identyfikowania problemów i ryzyka oraz stosowania proaktywnego zarządzania. Dlatego ważne jest określenie harmonogramu raportów oficjalnych i wewnętrznych, w tym ich częstotliwości.
Wybór odpowiedniego narzędzia do zarządzania projektami ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia sukcesu projektu europejskiego. To głównie zależy od konkretnych potrzeb projektu. Dlatego ważne jest dokładne ocenienie każdego narzędzia na początku projektu i wykorzystanie go do planowania i delegowania zadań zgodnie z pakietami prac, zadaniami, podzadaniami i harmonogramem projektu. To pomoże w osiągnięciu celów projektu oraz utrzymaniu kontroli nad projektem.
Istotne jest regularne monitorowanie postępów projektu, aby mieć pewność, że przebiega on zgodnie z harmonogramem i celami określonymi we wstępnej propozycji. Aby ocenić postęp, można wymagać od partnerów regularnych raportów technicznych i oceniać je pod kątem trzech kluczowych filarów projektu: zakresu, kosztów i czasu. Zaleca się także sporządzanie wewnętrznych raportów finansowych co 3 do 6 miesięcy, aby zapoznać się ze stanem finansowym projektu i kosztami z nim związanymi. Należy przestrzegać przepisów programu UE, do którego należy projekt.
Zaleca się identyfikację podstawowych dokumentów i regulacji Programu Europejskiego, do którego należy konsorcjum, na początku projektu w celu zapewnienia zgodności z przepisami UE. Ważne jest, aby treść każdego dokumentu referencyjnego była jasna dla członków konsorcjum oraz aby szczegółowo wyjaśniono zasady finansowe mające zastosowanie do projektu i partnerów.
Dodatkowo, zaleca się, aby beneficjenci projektów uczestniczyli w dniach informacyjnych i szkoleniach online organizowanych przez Komisję Europejską. Działania te pozwolą na lepsze monitorowanie postępów projektu oraz efektywne wykorzystanie dotacji europejskiej. Wspomogą również współpracę między członkami zespołu, partnerami oraz innymi podmiotami zaangażowanymi w projekt, co jest niezbędne w zarządzaniu grantem europejskim.
W Euro-Funding definiujemy optymalną strukturę projektu europejskiego, aby zwiększyć szanse na dofinansowanie i przygotować zwycięską propozycję idealnie zgodną z celami i wymaganiami programu dotacji.
Przeprowadzamy kompleksową diagnozę potencjału innowacyjnego i sporządzamy mapę drogową zawierającą ad hoc informacje o możliwościach dofinansowania.
Dowiedź się więcej TUTAJ.
