Działalność badawczo-rozwojowa

Wiele firm nie zdaje sobie na co dzień sprawy, że prowadzi działalność badawczo-rozwojową, która uprawnia je do korzystania z preferencji podatkowych. Pojęcie to jest często mylnie interpretowane jako prowadzenie zaawansowanych i bardzo sformalizowanych prac nad innowacjami w skali europejskiej lub światowej. Tymczasem, działalnością badawczo-rozwojową może być prowadzenie prac nad nowymi produktami lub procesami lub rozwijanie już istniejących, których innowacyjność jest na poziomie przedsiębiorstwa. Kluczowe jest, aby projekt miał takie cechy jak systematyczność (muszą mieć pewne określone ramy), twórczy charakter oraz muszą skupiać się na powstawaniu nowej wiedzy lub wykorzystaniu dostępnej wiedzy do nowych zastosowań.

Korzystne podejście organów podatkowych

Warto zwrócić uwagę, że organy podatkowe wydają bardzo dużo korzystnych interpretacji dotyczących ulgi B+R. Znajdujemy w nich potwierdzenie, że jako działalność badawczo-rozwojowa uprawniająca do korzystania z dodatkowego odliczenia mogą być traktowane m.in. prace nad rozwiązaniami szytymi na miarę (np. maszyny, oprogramowanie) lub nawet opracowywanie odpowiedników produktów. Taka kwalifikacja realizowanych projektów sprawia, że związane z nimi koszty mogą być odliczone w praktyce dwukrotnie, a więc w łącznej wysokości 200% – raz jako koszty uzyskania przychodów, a następnie dodatkowo odliczone od podstawy opodatkowania w ramach ulgi B+R. Każde 100 złotych wydane na prace badawczo-rozwojowe może przełożyć się na zmniejszenie kwoty podatku do zapłaty o 19 złotych.

Przykład:

Spółka specjalizuje się w projektowaniu oraz budowie maszyn dedykowanych i dostosowanych do indywidualnych potrzeb klientów. W związku z otrzymanym zamówieniem na maszyny do produkcji wyrobów jednorazowego użytku (wyroby higieniczne), Spółka przeprowadziła prace, w ramach których poniosła następujące wydatki:

Wynagrodzenia oraz składki na ubezpieczenia – 96 tys. zł

Surowce i materiały – 198 tys. zł

Sprzęt specjalistyczny – 7 tys. zł

Odpisy amortyzacyjne – 16 tys. zł

Zmniejszenie kwoty podatku do zapłaty w związku ze skorzystaniem z ulgi B+R: 60,8 tys. zł

Wykorzystanie ulgi B+R niższe niż zakładano

Poziom wykorzystania ulgi B+R przez przedsiębiorców jest nadal względnie niski w stosunku do założeń, które przyświecały autorom przepisów.

Według danych za rok 2019, z ulgi skorzystało ponad 2,5 tys. podatników, którzy odliczyli łącznie ponad 2 mld zł. Tymczasem zgodnie z założeniami Ministerstwa Finansów, zakładającymi coroczny wzrost nakładów na prace B+R na poziomie 13%, w 2019 roku powinno to być niemal 6 mld zł.

Co sprawia, że przedsiębiorcy nie korzystają z ulgi B+R, a wysokość odliczanych kosztów jest nadal niemal trzykrotnie niższa niż zakładano? Wynika to z trzech zasadniczych czynników:

1. Brak wystarczającej wiedzy na temat mechanizmu ulgi B+R oraz zakresu, który ona obejmuje.
2. Błędne przekonanie, że korzystanie z ulgi B+R stanowi optymalizację podatkową, która może skutkować kontrolą i kwestionowaniem prawa do dodatkowego odliczenia przez skarbówkę.
3. Problemy z prawidłową identyfikacją i właściwym udokumentowaniem działalności badawczo-rozwojowej od strony merytorycznej oraz wyodrębnieniem kosztów kwalifikowanych w księgach podatkowych.

Tymczasem warto pamiętać, że ulga B+R stanowi mechanizm zaprojektowany po to, aby premiować firmy prowadzące działalność badawczo-rozwojową, który ma na celu podniesienie innowacyjności gospodarki. Coroczne komunikaty Ministerstwa Finansów na temat liczby podatników korzystających z ulgi B+R oraz wysokości odliczonych kosztów mają zachęcić firmy do korzystania z tego rozwiązania oraz pokazywać wzrosty nakładów na innowacyjność polskiej gospodarki.

Ulga B+R nie jest optymalizacją podatkową, ale w pełni legalnie funkcjonującym mechanizmem, z którego mogą korzystać wszyscy przedsiębiorcy spełniający kryteria zdefiniowane w przepisach, niezależnie od branży i wielkości firmy. Weryfikacja prawa do skorzystania z ulgi i wysokości odliczenia sprowadza się przede wszystkim do prostych czynności sprawdzających, polegających na przedstawieniu ogólnych informacji oraz zestawień potwierdzających charakter prowadzonej działalności B+R oraz wysokość poniesionych kosztów kwalifikowanych. W tym kontekście prawidłowo przygotowana dokumentacja jest kluczowa, gdyż pozwala wyeliminować ewentualne wątpliwości dotyczące prawa do skorzystania z ulgi przez daną firmę na możliwie wczesnym etapie.

Jak skorzystać z ulgi B+R

Przedsiębiorcy często zastanawiają się, jak skorzystać z ulgi B+R w praktyce. Można to zrobić składając deklarację podatkową ze stosownym załącznikiem (CIT/BR lub PIT/BR) po zakończeniu roku podatkowego, w którym były prowadzone prace badawczo-rozwojowe. Jest to również możliwe poprzez korektę deklaracji za poprzednie lata podatkowe. Warto przypomnieć, że ulga B+R obowiązuje od 2016 roku, a więc nie ma zasadniczych przeszkód, aby „cofnąć się” i odzyskać podatek nadpłacony za ostatnie lata.

Przygotowanie się do skorzystania z dodatkowego odliczenia wymaga przeprowadzenia analizy charakteru prowadzonej działalności oraz przygotowania dokumentacji w dwóch obszarach, tj. od strony merytorycznej oraz finansowej.

Prawidłowa dokumentacja od strony merytorycznej powinno koncentrować się na wykazaniu, że realizowane projekty miały lub mają charakter działalności badawczo-rozwojowej. Od strony finansowej niezbędne jest natomiast prawidłowe udokumentowanie poniesionych wydatków oraz ich wyodrębnienie w księgach podatkowych.

Jeżeli są Państwo zainteresowani ulgą B+R i chcieliby przeanalizować możliwości płynące z tego instrumentu w ramach swojej działalności, w tym także w kontekście prawa do odzyskania podatku dochodowego zapłaconego za ubiegłe lata, zapraszamy do kontaktu.