Nowa procedura SME (Small Medium-sized Enterprise, czyli małe i średnie przedsiębiorstwa) została wprowadzona na mocy Dyrektywy Rady (UE) 2020/285 z dnia 18 lutego 2020 r. i wdrożona w Polsce ustawą z dnia 8 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Od początku 2025 roku małe firmy mogą korzystać ze zwolnienia z VAT w państwach członkowskich UE innych niż kraj siedziby.

Dotychczasowy obowiązujący system wymagał od podmiotów w każdym kraju prowadzenia działalności wykonania procedury rejestracji do VAT, co generowało znaczne obciążenia administracyjne.

Wdrożona procedura pozwala na ograniczenie tych formalności związanych z rejestracją VAT, ale jej stosowanie jest dobrowolne. Przedsiębiorca indywidualnie decyduje czy chce skorzystać z oferowanego ułatwienia.

Warunki kwalifikujące do nowej procedury:

• nieprzekroczenie rocznego obrotu w wysokości 100 000 euro w bieżącym i poprzednim roku podatkowym we wszystkich krajach UE,
• przestrzeganie lokalnych limitów zwolnienia z VAT w poszczególnych krajach (np. w Polsce limit wynosi 200 000 zł),
• brak prowadzenia działalności w sektorach wykluczonych ze zwolnienia,
• wdrożenie procedury SME w danym państwie członkowskim, gdyż nie wszystkie kraje UE przyjęły te regulacje.

Przeliczenia kwot wyrażonych w walutach obcych dokonuje się według kursu wymiany Europejskiego Banku Centralnego z pierwszego dnia roku podatkowego.

Warto zauważyć, że procedura SME i system VAT OSS (One Stop Shop) wzajemnie się wykluczają w obrębie tego samego państwa członkowskiego. SME umożliwia zwolnienie z VAT, natomiast VAT OSS dotyczy rejestracji i rozliczenia podatku.

Nie wyklucza to faktu, że przedsiębiorca może stosować SME w niektórych krajach UE, a w innych korzystać z VAT OSS.

Wprowadzenie procedury SME należy uzasadnić oceną ekspercką:

• ocena możliwości zastosowania zwolnienia z VAT w poszczególnych państwach UE,
• analiza opłacalności w kontekście utraty prawa do odliczenia VAT,
• przygotowanie dokumentacji rejestracyjnej,
• wsparcie w zakresie raportowania kwartalnego i monitorowania limitów w różnych walutach,
• wdrożenie strategii postępowania w przypadku przekroczenia limitów obrotów.

Nowe przepisy dotyczące zwolnienia z VAT dla małych firm działających w UE stanowią istotne ułatwienie dla przedsiębiorców prowadzących działalność transgraniczną.

Procedura SME może pomóc w ograniczeniu obciążeń administracyjnych, ale jej zastosowanie wymaga znajomości przepisów i spełnienia określonych warunków. Przed podjęciem decyzji nt. procedury SME powinno się skonsultować się z doradcą, aby dostosować strategię postępowania do swojej specyfiki działalności w kontekście obowiązującej linii orzeczniczej i aktualizacji regulacji.