Ulga na zatrudnienie innowacyjnych pracowników – jak z niej skorzystać i nie popełnić błędu?

Wprowadzona w ramach nowelizacji przepisów o uldze B+R, tzw. ulga na innowacyjnych pracowników to preferencja podatkowa, która pozwala firmom na dodatkowe pieniądze, jeśli zatrudniają osoby realizujące prace badawczo-rozwojowe (B+R). Choć przepis wydaje się korzystny, wielu przedsiębiorców nie korzysta z niego z obawy przed kontrolą lub przez niejasności w definicjach. Poniżej wyjaśniamy, jak podejść do tematu bez stresu i bezpiecznie. 

Podstawa prawna – skąd to się wzięło?

Ulga została wprowadzona na podstawie przepisów znowelizowanej ustawy o CIT (art. 18db) i ustawy o PIT (art. 26eb). Funkcjonuje jako rozszerzenie klasycznej ulgi B+R i zaczęła obowiązywać od 2022 roku. 

Jej celem jest umożliwienie przedsiębiorcom odzyskiwania korzyści podatkowych z ulgi B+R w trakcie roku, nawet jeśli nie mają dochodu do opodatkowania.

Kto może z niej skorzystać?

Aby firma mogła skorzystać z tej ulgi, musi spełniać łącznie kilka warunków: 

  1. Prowadzić działalność badawczo-rozwojową (zgodnie z definicją z art. 5a ust. 38 ustawy o PIT / art. 4a pkt 26 ustawy o CIT). 
  2. Posiadać niewykorzystane koszty kwalifikowane ulgi B+R.  
  3. Zatrudniać pracowników wykonujących prace B+R, za których odprowadza zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. 

Kogo uznajemy za „innowacyjnego pracownika”?

Za innowacyjnego pracownika stosownie do przepisów należy uznać osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę, zlecenie lub dzieło, który to przeznacza co najmniej 50% swojego czasu na działalność badawczo-rozwojową. 

Jak działa ulga – krok po kroku

  1. Firma nalicza koszty kwalifikowane w ramach klasycznej ulgi B+R. 
  2. Jeśli nie może ich odliczyć (bo ma stratę lub niski dochód), może:
    • wyliczyć nieodliczoną część ulgi B+R, 
    • a następnie odliczyć ją od zaliczek PIT pobieranych od wynagrodzeń pracowników B+R. 
  3. Ulgę odlicza się miesięcznie – w oparciu o wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w działalność B+R.  

Jakie dokumenty są potrzebne?

  • Dokumentacja działalności B+R

    opisy projektów, cele badawcze, metodologia.

  • Ewidencja czasu pracy pracowników B+R pozwalająca określić pracowników kwalifikujących się do ulgi na innowacyjnych pracowników

    często w formie kart pracy, tabel Excel, systemów wewnętrznych. 

  • Ewidencja wynagrodzeń (listy płac) pracowników

    pozwalająca określić wysokość podatku PIT, wobec które znajdzie pomniejszenie w ramach ulgi. 

🔴 Brak formalnie określonej działalności B+R w firmie – fiskus może podważyć zasadność ulgi. 

🔴 Prace nie mają cech innowacyjności – rutynowe wdrożenia lub konfiguracje systemów nie są kwalifikowane. 

✔ Tak – zwłaszcza jeśli: 

  • masz niewykorzystane koszty B+R, 
  • zatrudniasz specjalistów z wysokimi pensjami (np. IT, inżynierowie), 
  • prowadzisz prace, które realnie wnoszą coś nowego – tworzysz prototypy, testujesz nowe rozwiązania. 

Ale:
➤ Warto wcześniej skonsultować się z ekspertem.
➤ Dobrze mieć osobny proces dokumentowania działań B+R i ewidencji czasu pracy. 

✅ Możliwość korzystania z ulgi B+R mimo straty, 
✅ Realne oszczędności w zaliczkach PIT, 
✅ Miesięczne obniżenie kosztów pracy specjalistów, 
✅ Motywacja do formalizacji i dokumentowania innowacji. 

Inne ciekawe artykuły:

IDA – Akcelerator technologii podwójnego zastosowania: szansa dla innowacyjnych firm z Polski

Program IDA to inicjatywa Polskiego Funduszu Rozwoju wspierająca rozwój technologii o podwójnym zastosowaniu – cywilnym i obronnym. Uczestnicy zyskają dostęp do ekspertów, partnerstw i kapitału, a także możliwość pracy nad realnymi wyzwaniami sektora bezpieczeństwa.
Czytaj dalej

Najczęstsze błędy przy korzystaniu z ulg podatkowych – jak ich uniknąć?

Unikasz błędów przy ulgach podatkowych? Lepiej sprawdź dwa razy. Choć wachlarz ulg podatkowych w Polsce stale się rozszerza, korzystanie z nich wymaga nie tylko wiedzy, ale i precyzji. Brak dokumentacji, błędna kwalifikacja kosztów czy nieprawidłowe rozliczenia to najczęstsze powody, przez które firmy tracą prawo do preferencji. W artykule pokazujemy 5 kluczowych błędów, które mogą Cię sporo kosztować – i podpowiadamy, jak ich uniknąć w 2025 roku.
Czytaj dalej

Ruszył nabór wniosków do programu „Ścieżka SMART dla MŚP”

Miliard złotych na innowacje! Ruszył nabór wniosków w ramach programu „Ścieżka SMART” dla mikro, małych i średnich firm. To wyjątkowa szansa na zdobycie nawet 80% dofinansowania dla projektów badawczo-rozwojowych, cyfryzacyjnych, ekologicznych i eksportowych. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić i jak złożyć wniosek do 26 czerwca 2025 roku!
Czytaj dalej