Przepisy precyzyjnie określają, które koszty można uwzględniać – np. tylko te bezpośrednio związane z pracami B+R, nie zaś koszty sprzedaży czy marketingu.

➡️ Przykład: przedsiębiorstwo odlicza w ramach ulgi B+R koszty zakupu sprzętu biurowego i komputerów dla całego działu, mimo że tylko część pracowników realizuje działania rozwojowe.
➡️ Skutek: korekta wysokości kosztów kwalifikowanych.

✅ Jak tego uniknąć?
– Przeprowadź szczegółową analizę kosztów przed złożeniem deklaracji,
– W razie wątpliwości – wystąp o interpretację indywidualną,
– Stosuj osobne konta księgowe dla kosztów kwalifikowanych.

Błędy formalne i techniczne w zeznaniach podatkowych to kolejna przyczyna utraty prawa do ulgi. Często firmy nieprawidłowo wypełniają załączniki (np. CIT-BR, CIT/IP), nie uwzględniają wszystkich wymaganych danych lub wysyłają deklaracje po terminie.

➡️ Przykład: firma korzysta z ulgi IP Box, ale nie wykazuje w załączniku CIT/IP szczegółów związanych z prawem własności intelektualnej oraz źródłem przychodów.
➡️ Skutek: urząd może zwrócić się do podatnika o poprawienie błędów formalnych i skorygować zeznanie podatkowe.

✅ Jak tego uniknąć?
– Sprawdzaj aktualne wersje formularzy i wymagania MF,
– Prowadź ewidencję dochodów objętych ulgą w wymaganym formacie,
– W razie wątpliwości – skorzystaj z pomocy doradcy podatkowego.

Wiele ulg można łączyć, np. B+R z IP Boxem, ale trzeba to zrobić zgodnie z przepisami. Częstym błędem jest np. rozliczenie tych samych kosztów dwukrotnie lub brak rozdzielenia dochodów i kosztów przypisanych do różnych preferencji.

➡️ Przykład: firma prowadzi prace rozwojowe i jednocześnie korzysta z IP Box. Nie prowadzi jednak osobnej ewidencji dochodów z kwalifikowanych praw IP.
➡️ Skutek: zakwestionowanie ulgi przez urząd i obowiązek dopłaty zaległego podatku.

✅ Jak tego uniknąć?
– Zadbaj o precyzyjne rozdzielenie przychodów i kosztów dla każdej ulgi,
– Wdroż osobną ewidencję IP Box,
– Pamiętaj, że nie wszystkie koszty B+R mogą być przeniesione do IP Box – konieczna jest analiza prawnopodatkowa.

Efektywne wykorzystanie ulg wymaga współpracy między działem księgowości, technicznym (np. R&D), prawnym i zarządem. Brak komunikacji wewnętrznej często skutkuje błędami, niedoszacowaniem korzyści lub wręcz utratą prawa do preferencji.

✅ Jak tego uniknąć?
– Ustal wewnętrzne procedury i role odpowiedzialne za korzystanie z ulg,
– Wdroż spotkania cykliczne zespołu ds. rozliczeń ulg,
– Szkol pracowników z podstawowych wymagań ulg podatkowych.

Zastosowanie ulg podatkowych może przynieść firmie wymierne korzyści finansowe – obniżenie podatku dochodowego, wsparcie inwestycji czy wzrost konkurencyjności. Jednak by było to możliwe, niezbędne jest profesjonalne podejście, systematyczne dokumentowanie działań i znajomość aktualnych przepisów.

Najlepszą formą ochrony przed błędami jest zaplanowanie strategii podatkowej z odpowiednim wyprzedzeniem – jeszcze przed końcem roku podatkowego. Wsparcie ekspertów w tym procesie często okazuje się nie tylko pomocne, ale i konieczne, by w pełni bezpiecznie korzystać z ulg.