Transformación digital a través
de un software de compras

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¿CUÁL ES LA FUNCIÓN DE NUESTRO DPTO DE COMPRAS?

El objetivo primordial de un Dpto de Compras seguirá siendo asegurar el suministro de todos los materiales/servicios de la compañía al mejor precio en el mercado. Pero la transformación de compras a una función más estratégica es inevitable para que la empresa siga manteniéndose en un mercado tan imprevisible, cambiante y competitivo.

Ya no es suficiente tener un departamento de compras que pase pedidos de acuerdo con las necesidades de producción, un departamento sin intervención en I+D, sin formar parte del comité de Dirección…

Ahora más que nunca el departamento de compras debe tener voz y voto en la estrategia de las organizaciones. Si no disponemos de un dpto de compras alineado con la estrategia de la compañía, no podremos lograr el éxito.

Es por ello por lo que entra en acción una de las herramientas más importantes para optimizar cualquier departamento de compras: la DIGITALIZACIÓN.

Un software de compras permitirá que el dpto de compras pueda centrarse en lo realmente importante, en las tareas que generan valor para la compañía y no en tareas meramente administrativas de pasar pedidos, revisión de inventarios, revisión de facturas, reportes económicos, etc

 

¿QUÉ NOS REPORTARÁ LA DIGITALIZACIÓN AL DPTO DE COMPRAS?

Un incremento muy importante en la productividad y eficiencia en el dpto. En algunos casos, se ha llegado a registrar unos ahorros del 40% del tiempo de los compradores, tiempo que podrán invertir en otras tareas que generen valor para la compañía.

Mejora la imagen y reputación del departamento no solo hacia el exterior sino también hacia el interior. Un comprador se sentirá mucho más motivado si ejecuta tareas que generen valor para la compañía y no sólo tareas administrativas.

Mejora de la comunicación con los proveedores a través de una evaluación continua.

Traerá consigo la capacidad de adaptarnos a los cambios del sector y al mercado de proveedores. Se trata de estar informados de lo que ocurre en el exterior para poder disponer del máximo de información que afecta a nuestra compañía.

Enriquecerá la toma de decisiones. La agilidad en el tratamiento de grandes cantidades de datos nos ayudará a detectar desviaciones y reaccionar a las mismas en el menor tiempo posible.

La digitalización nos reportará trazabilidad de la información no solo al dpto de compras sino al resto de la organización.

¿POR DÓNDE HAY QUE EMPEZAR LA DIGITALIZACIÓN?

Hoy en día existen muchas plataformas en el mercado que pueden ayudarnos a llevar a cabo una buena digitalización en compras, pero hay que tener mucho cuidado con la elección de la misma.

En todo caso, la elección de la plataforma dependerá del grado de profesionalización en compras y del alcance que se defina de la misma. Si tu grado de profesionalización en la función es bajo, una herramienta que te ofrezca demasiadas variables para parametrizar te reportará más inconvenientes que ventajas. Es por ello por lo que es muy importante evaluar los riesgos y oportunidades relacionadas con la digitalización antes de ponerse a trabajar en ella.

ANÁLISIS DE RIESGOS EN UN PROCESO DE DIGITALIZACIÓN

Un ejemplo es lo que le ha pasado a la compañía alemana Lidl que tuvo que cancelar el contrato con SAP después de haber desembolsado 500 MM€ durante siete años. ¿Qué fue lo que hizo fracasar esta digitalización? La razón que se ha publicado en prensa es que Lidl cancela este contrato por su complejidad y larga duración.

Habría que analizar cada caso en detalle para identificar cuáles han podido ser los problemas de no lograr el triunfo en una digitalización. En general, los problemas más usuales suelen ser:

  • Optar por una versión de digitalización adhoc. Es decir, normalmente las compañías pueden elegir entre una versión estándar o una versión adhoc. La versión adhoc no es más que adaptar la versión estándar a los requerimientos del cliente. Estas adaptaciones llevan aparejadas una inversión en tiempo considerable por parte de todos los integrantes del equipo; reuniones de definición, versiones, pruebas, procesos de validación… Dependiendo de la complejidad de cada evolutivo y del nº de evolutivos solicitados nos podremos ir mucho del timing establecido inicialmente para el proyecto.
  • Indefinición en los requerimientos. Si las personas integrantes en el equipo de la compañía usuaria no tienen claro a donde quieren llegar, esto producirá muchos altos en el camino, y en algunos casos una vuelta a empezar al no satisfacerles el resultado final.
  • Riesgos de resistencia al cambio. Muchos empleados ven la digitalización como una amenaza a perder su puesto de trabajo.

El problema más recurrente suele ser precisamente los problemas de indefinición, para paliarlo, nuestra recomendación es sin duda seleccionar a una persona como único interlocutor en cada uno de los departamentos de la compañía. En el caso de Compras, se deberá elegir a un interlocutor que conozca perfectamente la estrategia de compras, normalmente será el Director de Compras o su segundo de abordo. Este interlocutor debe tener poder de decisión para velar no solo por la consecución de resultados sino tb por el cumplimiento del planning establecido.

Esta elección del interlocutor será una de las tareas más importantes del proyecto, en muchos casos las compañías nombran al responsable de IT como máximos responsables de la definición y esto es un grave error.

Como siguiente paso, es necesario realizar un análisis profundo de todo el departamento en cada uno de sus procesos (gestión de la demanda, gestión de compra, gestión de contratos, P2P, evaluación de proveedores, SRM  y análisis de los mercados), estableciendo la situación en cada uno de ellos, sus necesidades a C/P, M/P y L/P, los objetivos a alcanzar y las prioridades a ejecutar.

Así escrito parece muy fácil, pero es una tarea muy complicada que exige mucha dedicación y profesionales que te acompañen en esta dura batalla. Lo que está claro y demostrado es que los beneficios que te reportará una buena digitalización son incalculables.

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