Posiadanie działu czy pionu badawczo-rozwojowego w przedsiębiorstwie nie jest niezbędne do rozliczenia ulgi B+R, jednak posiadanie wyodrębnionej komórki organizacyjnej zajmującej się badaniami i rozwojem może generować dodatkowe korzyści na etapie rozliczenia ulgi B+R. Dlatego też na pytanie czy warto zorganizować w firmie taki dział odpowiedz jest twierdząca.
Posiadanie w strukturze przedsiębiorstwa działu zajmującego się statutowo prowadzeniem projektów o charakterze badawczo-rozwojowym nie jest formalnym warunkiem rozliczenia ulgi B+R. Konieczność posiadania takiego działu nie jest zapisana w ustawie czy w indywidulanych interpretacjach podatkowych. Dlaczego wiec zorganizowanie takiego działu jest korzystne dla przedsiębiorstwa z punktu widzenia rozliczenia ulgi B+R. Powodów jest klika, ale warto skupić się na najistotniejszych korzyściach. Po pierwsze posiadanie działu badawczo-rozwojowego znacząco ułatwia prowadzenie ewidencji czasu pracy tzn. można cały czas pracy pracowników zakwalifikować do rozliczenia. Dział badawczy posiada zazwyczaj konkretne wyposażenie, którego koszty amortyzacji w całości mogą stanowić koszty kwalifikowane do rozliczenia w ramach ulgi B+R. Dodatkowo posiadanie działu badawczo-rozwojowego powinno być związane z zastosowaniem najlepszych praktyk w zakresie dokumentowania prac merytorycznych. Stosowana dokumentacja powinna być prowadzona w takim standardzie, aby nie trzeba było prowadzić dodatkowych zapisów potwierdzających badawczo-rozwojowy charakter prac. W praktyce oznacza to, że dokumentacja musi uwzględniać podatkowy aspekt projektów. Posiadanie działu specjalizującego się tylko w tworzeniu nowych produktów, procesów lub usług zwiększa również wiarygodność merytoryczną prowadzonych projektów. Dodatkowo dobrze przemyślany zakres kompetencji działu badawczo-rozwojowego pozytywnie wpływa na całe przedsiębiorstwo, stymulując działania innowacyjne, ciągły rozwój kompetencji pracowników, a dzięki temu zwiększenie przewagi konkurencyjnej na rynku.
O czym należy pamiętać organizując dział badawczo-rozwojowy w przedsiębiorstwie, tak aby zmaksymalizować korzyści podatkowe wynikające z ulgi B+R?
Najważniejsze to w odpowiedni sposób opisać zakres prac realizowanych przez dział. Szczególną uwagę należy zwrócić, aby nie prowadzone były prace pośrednio związane z rozwojem np. bieżąca kontrola jakości lub wspomaganie działu handlowego. Drugim krokiem jest przypisanie zasobów kadrowych i materialnych przeznaczonych tylko do realizacji prac badawczych. Kolejnym krokiem jest opracowanie i wdrożenie odpowiedniej dokumentacji merytorycznej prac, uwzględniającej wymogi ulgi B+R. Ostatnim krokiem jest przeprowadzenie odpowiednich zmian w dokumentowaniu nakładów finansowych, które w wersji minimum powinny być prowadzone na dział, a w wersji optymalnej na finansowych na realizacje projektu. Tak zorganizowany dział badawczo-rozwojowy pozwoli na znaczne skrócenie czasu potrzebnego na rozliczenia ulgi B+R oraz maksymalizacji korzyści finansowych związanych z rozliczeniem projektów.
