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Actualmente, el ecosistema europeo ofrece una gran cantidad de Programas y Fondos Europeos para diversas áreas temáticas y ámbitos en los que la Unión Europea lleva a cabo políticas y medidas. En vista de esta variedad de fondos, es crucial que los gestores de proyectos aseguren una gestión eficaz y eficiente de los proyectos concedidos, tanto en términos técnicos como financieros. Esto implica realizar diversas acciones, como cumplir con las normas de la Comisión Europea y los compromisos contractuales, supervisar los objetivos del proyecto en el presupuesto y el calendario aprobados, mantener una comunicación eficaz entre los socios y proporcionar la información necesaria a la Comisión Europea.
Si buscas lograr una gestión exitosa de una subvención europea, independientemente del ámbito del proyecto, no te pierdas estos consejos que compartimos a continuación.
En la mayoría de los casos, el plan de gestión del proyecto se incluye como un entregable oficial en la propuesta del proyecto y se presenta a la Comisión Europea después de los primeros 6 meses del proyecto. Sin embargo, ya sea que se haya previsto o no, el Plan de Gestión del Proyecto es un documento de referencia clave junto con el Acuerdo de Subvención y el Reglamento del Programa de la UE. Este Plan de Gestión proporciona al consorcio directrices útiles sobre:
Organización del proyecto y normas de toma de decisiones: se debe definir a los responsables y establecer una estructura de gestión capaz de hacer frente a la gestión de los socios y a la complejidad de involucrar a varios actores de diferentes países/ámbitos, estableciendo normas claras para la toma de decisiones.
Gestión de cambios: es muy común que los proyectos necesiten ser modificados durante su ejecución. Por ello, es necesario establecer las acciones a emprender y el procedimiento específico de toma de decisiones para resolver cualquier problema operativo, financiero o administrativo que surja durante la ejecución del proyecto.
La comunicación interna es esencial para realizar un seguimiento eficaz del proyecto. Por lo tanto, es importante establecer canales de comunicación claros y plazos correspondientes.
En cuanto a la gestión de documentos, es crucial seguir algunas normas sencillas para facilitar la gestión de la documentación generada a lo largo del proyecto. Esto incluye definir las responsabilidades de los documentos, normas de formato y maquetación, y las instrucciones sobre el nivel de confidencialidad.
Para hacer un seguimiento del progreso del proyecto, la Comisión Europea requiere informes periódicos, entregables, reuniones de progreso y revisiones. Además, se pueden utilizar informes internos para identificar rápidamente los problemas y riesgos, y aplicar una gestión proactiva. Por lo tanto, es fundamental definir el calendario de los informes oficiales y los informes internos, incluyendo su periodicidad.
Es esencial elegir la herramienta de gestión de proyectos adecuada para garantizar el éxito de un proyecto europeo. Esta dependerá en gran medida de las necesidades específicas del proyecto. Por lo tanto, es importante evaluar cuidadosamente cada herramienta al inicio del proyecto y utilizarla para planificar y delegar el trabajo de acuerdo con los paquetes de trabajo, tareas, subtareas y calendario del proyecto. Esto ayudará a garantizar que se cumplan los objetivos del proyecto y se mantenga un buen control sobre el mismo.
Es importante monitorear el avance del proyecto de forma regular para asegurarse de que se está progresando adecuadamente según el cronograma y las metas establecidas en la propuesta inicial. Para evaluar el progreso, se puede solicitar informes técnicos periódicos de los colaboradores y evaluarlos en función de los tres pilares fundamentales del proyecto: alcance, coste y tiempo. Además, es recomendable pedir informes financieros internos cada 3 o 6 meses para tener una idea del estado financiero del proyecto y los costos asociados. Asegúrese de cumplir con las regulaciones del programa de la UE al que el proyecto pertenece.
Es recomendable que, al inicio del proyecto, se identifiquen los documentos y regulaciones básicas del Programa Europeo al que pertenece el consorcio, con el fin de garantizar el cumplimiento de las normativas de la UE. Es importante que se aclare a los miembros del consorcio el contenido de cada documento de referencia, y se expliquen detalladamente las normas financieras que se aplican al proyecto y a los socios.
Además, es recomendable que los beneficiarios del proyecto asistan a las jornadas informativas y sesiones de formación en línea organizadas por la Comisión Europea. Estas medidas permitirán un mejor seguimiento del progreso del proyecto y garantizarán que la subvención europea se utilice de manera eficaz y eficiente. Asimismo, fomentará la colaboración entre los miembros del equipo, los socios y otros actores involucrados en el proyecto, lo cual es fundamental en la gestión de una subvención europea.
En Euro-Funding definimos la estructura óptima del proyecto europeo para maximizar las posibilidades de financiación y preparamos la propuesta ganadora ajustándose perfectamente a los objetivos y requisitos del programa de subvenciones.
Realizamos un diagnóstico exhaustivo del potencial innovador y elaboramos una hoja de ruta con información ad hoc sobre las posibilidades de financiación.
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